DATENSCHUTZERKLÄRUNG – NOTARE

Wir messen dem Datenschutz große Bedeutung bei. Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten geschieht unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um den Bestimmungen des notariellen Berufsrechts gemäß Bundesnotarordnung (BNotO) und Beurkundungsgesetz (BeurkG) nachzukommen und dementsprechend die beauftragten Urkunden zu erstellen und dem Gesetz entsprechend zu vollziehen. Diese Erklärung beschreibt, wie und zu welchem Zweck Daten erfasst und genutzt werden.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

bhp Bögner Hensel & Partner, Rechtsanwälte und Notare
Partnerschaftsgesellschaft von Rechtsanwälten und Steuerberatern mbB
Rechtsanwalt und Notar Dr. Heiko Jäkel
Rechtsanwalt und Notar Dr. Andreas Schrey
Zeppelinallee 47
60487 Frankfurt am Main
E: mail@bhp-anwaelte.de
T: +49 69 79405 – 0
F: +49 69 79405 – 109
www.bhp-anwaelte.de

Wie kann der Datenschutzbeauftragte erreicht werden?

bhp Bögner Hensel & Partner, Rechtsanwälte und Notare
Partnerschaftsgesellschaft von Rechtsanwälten und Steuerberatern mbB
z.Hd. des Datenschutzbeauftragten
Zeppelinallee 47
60487 Frankfurt am Main
E: datenschutzbeauftragter@bhp-anwaelte.de
T: +49 69 79405 – 0
F: +49 69 79405 – 109

Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden Daten verarbeitet? Woher erhält das Notariat Daten?

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt immer nur aufgrund der berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen. Das Beurkundungsgesetz erfordert zur Erstellung der Urkunden von Notaren die Erhebung und Prüfung von Identitäten in der Weise, dass Zweifel und Verwechslungen ausgeschlossen sind. Dies erfordert unter anderem die Erhebung von Name, Vorname, Anschrift und Geburtsdatum.

Des Weiteren ist zur Erstellung von vermögensrelevanten Urkunden die Erhebung des Güterstandes der Beteiligten, sowie die Erhebung der steuerlichen Identifikationsnummer erforderlich. Darüber hinaus werden zur Aufnahme in Kaufverträge Bankverbindungen (IBAN, BIC, Kontonummer) erhoben. Ihre Daten erhalten wir von Ihnen persönlich, durch von Ihnen beauftragte Dritte (z.B. Makler, Banken), aus dem Behördeninformationssystem, sowie aus öffentlichen Registern wie z.B. Grundbüchern, Handels- und Vereinsregistern.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zu den im Gesetz vorgesehenen Zwecken in Anlehnung an Ihre Beauftragung zur Erstellung von notariellen Urkunden. In bestimmten Fällen werden Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen, Darlehens- oder Kontonummern bei Kreditinstituten verarbeitet.

Daten werden gemäß der gesetzlichen Bestimmungen für bestimmte Zeiträume aufbewahrt und zur Erstellung der folgenden Bücher archiviert: Urkundenrolle, Verwahrungsbuch, Massenbuch, Erbvertragsverzeichnis, Anderkontenliste, Namensverzeichnisse zur Urkundenrolle und zum Massenbuch, Dokumentationen zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten, Kostenregister.

Es werden hierzu folgende Akten geführt: Urkundensammlung, Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste, die Nebenakten, die Generalakten.

Sollte beabsichtigt sein, Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck zu verarbeiten, werden Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber informiert und vor Verarbeitung Ihre Einwilligung hierzu eingeholt.

An welche Kategorien von Empfängern werden Ihre Daten ggf. weitergegeben?

Ihre Daten werden an Dritte nur weitergeleitet, insofern Sie uns mit der Übermittlung beauftragen oder es das Gesetz zur Erfüllung des Vollzugs (z.B. Eintrag in das Grundbuch, Einholen von erforderlichen Genehmigungen) einer Urkunde verlangt.

Hierzu gehören:

– Übermittlung an Finanzbehörden bei steuerrechtlich relevanten Vorgängen,
– Übermittlung an Gutachterausschüsse und Kommunen,
– Übermittlung an Grundbuchämter, Nachlassgerichte, Betreuungsgerichte, Registergerichte, Genehmigungsbehörden,
– Übermittlung an Vorsorge- und Testamentsregister,
– Übermittlung an von Ihnen beauftragte Makler, Banken und Hausverwaltungen,
Rechtsanwälte, Steuerberater und sonstige Dritte.

Die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt unter Berücksichtigung geeigneter technischer Schutzmaßnahmen, um die Wahrung ihrer Persönlichkeitsrechte zu gewährleisten.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Regelmäßig werden von Ihnen erhobene personenbezogene Daten innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen aufbewahrt:
– Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge: 100 Jahre,
– Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
– Nebenakten: 7 Jahre; die Notare können spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr, die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften, z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,
– Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste: 5 Jahre.

Alle sich nicht in Urkunden befindlichen Daten werden spätestens mit den Handakten nach 7 Jahren vernichtet, sofern nicht ausnahmsweise eine längere Aufbewahrungsfrist begründet ist.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten wir von Ihnen zu welchem Zweck gespeichert und an wen wir diese weitergeleitet haben. Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung Ihrer Daten, die Löschung Ihrer Daten, eine Einschränkung der Verarbeitung oder deren Übertragung verlangen.

Widerspruchsrecht:

Werden Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit unter der oben genannten Adresse nach Art. 21 DSGVO widersprechen, insofern sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Die Datenverarbeitung wird dann gegeben der Situation beendet.

Für Fragen zum Datenschutz in unserem Notariat oder Beschwerden haben Sie die Möglichkeit sich an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder nach Art. 77 DSGVO an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

 

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Stand: 24. Januar 2019